الصلاحيات بالأدوار: لماذا لا تُمنح لكل مستخدم على حدة

الصلاحيات في أغلب الأنظمة تبدأ منظمة وتنتهي فوضى. المستخدم الأول يُمنح ما يحتاجه، والثاني يُنسخ عنه ويُضاف له شيء، والثالث يُمنح ما طلبه في رسالة، وبعد سنة تجد مئة مستخدم بمئة تركيبة مختلفة لا أحد يعرف لماذا هي كذلك. والسؤال الذي لا يستطيع أحد الإجابة عنه وقتها: من يستطيع رؤية الرواتب؟

الفرق بين المنح والإسناد

المنح الفردي يعالج طلباً ويترك أثراً دائماً: المستخدم يحصل على ما طلبه، ولا أحد يراجع بعد ذلك إن كان ما زال يحتاجه. أما الإسناد فيعمل بمنطق مختلف: تُعرَّف مجموعة صلاحيات باسم دور — موظف موارد بشرية، أو مسؤول مرتبات، أو مدير قسم — ثم يُسنَد الدور للشخص. فالتغيير يقع مرة على الدور ويسري على كل من يحمله.

والفارق يظهر في ثلاث لحظات. عند تعيين موظف جديد: الإسناد يستغرق ثانية، والمنح يستغرق جلسة تُنسى فيها صلاحية. وعند نقل موظف: الإسناد يعني تغيير دور، والمنح يعني أن الصلاحيات القديمة تبقى معه فوق الجديدة. وعند المراجعة: الأدوار تُراجَع عشر مرات، والمنح الفردي يُراجَع مئة مرة فلا يُراجَع.

مستويان لا مستوى واحد

• أي الشاشات يراها المستخدم — وهو المستوى الذي تفكّر فيه أغلب الشركات.
• أي الأفعال يستطيعها فيها: عرض، أم إضافة، أم تعديل، أم حذف، أم طباعة.
• أي الموظفين يظهرون له أصلاً — وهو المستوى الذي يُنسى ويحسم الحماية.
• هل يحترم التقرير نفس الحد الذي تحترمه الشاشة؟

متى يُراجَع

المراجعة الدورية للصلاحيات تُهمَل لأنها لا تنتج شيئاً مرئياً — لا أحد يشكر من سحب صلاحية لم تعد لازمة. لكن اللحظات التي تستحق مراجعة ليست دورية بل حدثية: عند نقل موظف بين أقسام، وعند ترقية، وعند خروجه، وعند تغيير في هيكل الأقسام. وهذه اللحظات معروفة ومسجَّلة أصلاً — فربط المراجعة بها أسهل من جدولتها في تقويم.

والأخطر بينها هو النقل لا الخروج. الموظف الذي يترك الشركة يُغلق حسابه لأن أحداً يطالب بذلك، أما المنقول فيبقى حسابه نشطاً وتُضاف إليه صلاحيات قسمه الجديد فوق القديمة — فيتراكم مع الوقت شخص يرى ما لا يحتاجه من ثلاثة أقسام مرّ بها. وهذا التراكم لا يظهر في أي تقرير إلا تقرير الصلاحيات نفسه.

كيف يعالج نوفا HR الصلاحيات

في نوفا HR، نظام الصلاحيات مبنيّ على القوائم: تحدَّد لكل مستخدم الشاشات التي يراها والأفعال المسموحة فيها — إضافة أو تعديل أو حذف أو عرض أو طباعة. وهذا يغطي المستويين الأولين معاً في مكان واحد، فلا يكون فتح الشاشة مساوياً للقدرة على التعديل فيها.

ولتسريع ذلك ومنع الفوضى تُعرَّف قوالب صلاحيات جاهزة تُسنَد للموظف الجديد — وهذه هي الأدوار بالمعنى العملي. والقالب يُعرَّف مرة ويُسنَد مرات، فيصبح السؤال عند التعيين «أي قالب؟» لا «ماذا يحتاج بالضبط؟». وقائمة الصلاحيات تُنشأ تلقائياً عند حفظ موظف جديد في وحدة بيانات الموظف مع حساب دخوله ورصيده الافتتاحي — أي أن مراجعة ما مُنح افتراضياً جزء من التشغيل لا خطوة لاحقة.

والمستوى الثالث موجود كطبقة مستقلة: الصلاحية على مستوى الصف تحدد أي الموظفين يظهرون لهذا المستخدم أصلاً، فيقرأ المدير فريقه لا الشركة. وأوضح تطبيق لها هو صلاحية إظهار وإخفاء الرواتب التي تحكم شاشات وحدة المرتبات والأجور وتقاريرها — وكذلك تقارير وحدة التأمينات الاجتماعية ووحدة الرعاية والتأمين ووحدة الإجازات، فلا يُخرج التقرير ما لا تُخرجه الشاشة. وللمراجعة أداتان في الإعدادات: تقرير الصلاحيات الذي يعرض صلاحيات كل مستخدم، وسجل العمليات الذي يسجّل من فعل ماذا ومتى. وتوصية تشغيلية تستحق التكرار: ألزِم الموظفين بتغيير كلمة المرور الافتراضية عند أول دخول.

والصلاحية بالدور تمنع التراكم الذي ينتج عن النسخ من زميل: قالب معرَّف يُسنَد للموظف الجديد بدل صورة من حساب قائم. وشاشات المرتبات خاضعة لصلاحية إظهار الرواتب — فرؤية الموظف شيء ورؤية كشف المرتبات شيء آخر. ومن يترك الشركة يُوقَف حسابه ضمن إجراء الخروج في وحدة شؤون الموظفين، وسجل الحضور والانصراف يُقرأ لإدارة فريق لا لمتابعة زميل.

أسئلة شائعة

كم قالباً نحتاج؟

بقدر الأدوار التي تحتاج وصولاً مختلفاً فعلاً، وغالباً بين خمسة وعشرة في شركة متوسطة. والعدد الكبير يعيد المشكلة من الباب الآخر: خمسون قالباً لا تُراجَع كما لا تُراجَع خمسون تركيبة فردية. والاختبار العملي أن يكون بين قالبين فرق يمكن قوله في جملة — فإن لم يوجد فهما قالب واحد.

وماذا عن الحالة الاستثنائية؟

امنحها فردياً واكتب سببها ومدتها. الاستثناء المكتوب بمدة يُراجَع وينتهي، والاستثناء غير الموثق يصبح جزءاً دائماً من الصورة لا يعرف أحد أصله. وإذا تكرر نفس الاستثناء ثلاث مرات فهو ليس استثناءً بل قالب ناقص — والحل إضافته إلى القالب لا تكراره.