ساعات العمل على المشاريع: المتوقَّع مقابل الفعلي

الشركات التي تبيع وقت موظفيها — الاستشارات، والبرمجيات، والتصميم، والمقاولات — تخسر أحياناً في مشروع ربحت في عقده. والسبب أن قيمة العقد معروفة منذ اليوم الأول بينما تكلفته لا تُعرف إلا بعد أن تُدفع.

التقدير ليس نبوءة بل مرجع

الاعتراض الشائع على تقدير الساعات مقدماً أنه لن يكون دقيقاً. وهذا صحيح ولا يقلل من قيمته: الغرض من التقدير ليس أن يصيب بل أن يوجد رقم يُقارَن به لاحقاً.

والمشروع بلا تقدير لا يمكن أن يتجاوزه — لأنه لا يوجد ما يُتجاوَز. فالتجاوز يُكتشف في نهاية المشروع كخسارة، لا في منتصفه كإشارة يمكن التصرف بناءً عليها. وهذا هو الفارق العملي الوحيد بين الاثنين.

وهامش الربح المستهدف — الفارق بين قيمة العقد والتكلفة المتوقعة — هو ما يحوّل التقدير من رقم فني إلى رقم تجاري. لأن السؤال ليس «كم ساعة سيستغرق؟» بل «كم ساعة يحتمل هذا العقد؟».

الساعة المسجَّلة ليست ساعة معتمدة

تسجيل الموظف لساعاته إقرار لا حقيقة. وقد يكون دقيقاً وقد لا يكون: نسيان يوم ثم تعويضه بالتقريب، أو تحميل ساعات على مشروع لأنه المشروع الوحيد المفتوح أمامه في القائمة.

ولهذا فإن الاعتماد خطوة ضرورية لا بيروقراطية: مدير المشروع هو الوحيد الذي يعرف إن كان هذا العمل قد أُنجز فعلاً على مشروعه. وبعد الاعتماد فقط تتحول الساعات المسجَّلة إلى ساعات وتكلفة فعلية.

والفصل بين الحالتين يحمي رقمين: تكلفة المشروع من ساعات لم تُبذل عليه، وسجل الموظف من اتهام بعدم التسجيل حين يكون قد سجّل وانتظر اعتماداً لم يأتِ.

التكلفة معلومة حساسة

تكلفة المشروع مشتقة من أجور من عملوا فيه. وهذا يعني أن عرضها لفريق المشروع يكشف — بحساب بسيط — أجور الزملاء. وهي واقعة تحدث فعلاً في الأنظمة التي تعرض التكلفة للجميع.

ولهذا فإن إخفاء التكلفة عمّن لا يخوَّل بها ليس تحفظاً إدارياً بل ضرورة. ومدير المشروع يحتاج أن يعرف تجاوز الساعات دون أن يحتاج بالضرورة أن يعرف تكلفتها بالمال — والفصل بين الرقمين يتيح إعطاؤه ما يفيده دون ما لا يخصه.

كيف يعالج نوفا HR المشاريع

في نوفا HR، يُجهَّز أولاً ما تُبنى عليه المشاريع: العملاء، وبيانات العقود بقيمتها ومدتها، وأنواع المشاريع والأنشطة، ونماذج مراحل المشاريع كمراحل قياسية يمر بها المشروع، وإعدادات عامة منها إخفاء التكلفة عن غير المخوّلين.

ثم يُنشأ المشروع بكوده واسمه ونوعه، ويُربَط بعميل وعقد ومدير مشروع، وتُحدَّد ساعاته وتكلفته المتوقعة وهامش الربح وتواريخ البدء والانتهاء المتوقعة ومراحله. وتُتاح خانة إخفاء التكلفة على مستوى المشروع نفسه.

ويسجّل الموظفون ساعات العمل على كل مشروع ومرحلة، وبعد اعتمادها تتحول إلى ساعات وتكلفة فعلية. وتعرض تقارير المشاريع حالة المشاريع ومراحلها، والساعات المسجَّلة والمعتمدة، والمتوقع مقابل الفعلي من الساعات والتكلفة لكل مشروع وعميل.

والصلة بوحدة المرتبات والأجور قائمة عبر مراكز التكلفة: فالساعة التي يسجّلها الموظف على مشروع هي نفسها الساعة التي يُصرف عنها أجره في كشف المرتبات. وربط الاثنين هو ما يجعل السؤال «هل ربح هذا المشروع؟» قابلاً للإجابة برقم لا بتقدير.

أسئلة شائعة

كل كم يسجّل الموظف ساعاته؟

يومياً أو أسبوعياً على الأكثر. لأن التسجيل الشهري ليس تسجيلاً بل استرجاعاً من الذاكرة — وذاكرة أربعة أسابيع تنتج أرقاماً مستديرة متشابهة لا تعكس الواقع. والدقة هنا لا تأتي من صرامة الإجراء بل من قِصر المسافة بين العمل وتسجيله.

ماذا عن الوقت غير المحمَّل على مشروع؟

يجب أن يكون له مكان يُسجَّل فيه — تدريب، أو اجتماعات داخلية، أو عمل تطويري. لأن إجبار الموظف على تحميل كل ساعاته على مشاريع العملاء يفسد بيانات المشاريع بوقت لم يُبذَل عليها، ويخفي في الوقت نفسه حجم العمل الداخلي الذي لا يُفوتَر — وهو رقم تحتاج الشركة معرفته.